10 mẹo để viết một e-mail hiệu quả

Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết email? Bạn viết email nhưng rất khó để diễn đạt ý của mình? Những email của bạn thường làm cho người nhận email khó hiểu?

Dưới đây là danh sách 10 mẹo hàng đầu mà chúng tôi gợi ý cho bạn để viết một e-mail hiệu quả. Theo các đề xuất này, bạn sẽ nhận được phản hồi tốt hơn từ các e-mail của bạn và làm người nhận thư điện tử của bạn dễ dàng hiểu nội dung của bạn gửi!

Hướng dẫn cách viết email hiệu quả nhất
Hướng dẫn cách viết email hiệu quả nhất

Nếu Hộp thư của bạn chứa quá nhiều thư rác, hãy tham khảo: Các mẹo để giữ hộp thư email của bạn luôn sạch sẽ

Giữ cho e-mail của bạn ngắn gọn

Càng đơn giản càng tốt. Bạn càng có thể giữ e-mail ngắn hơn trong khi vẫn chuyển tin nhắn hoặc đặt câu hỏi càng tốt. Hầu hết chúng tôi đề xuất không quá ba đoạn văn bản trong một email.

Làm cho dòng chủ đề rõ ràng và dễ đọc càng tốt

Chủ đề của e-mail phải chứa đủ thông tin để cho người nhận biết nội dung của một e-mail.

Làm cho e-mail cá nhân hóa

Luôn bao gồm tên hoặc bí danh của người gửi e-mail ở phần cuối của email. Nếu bạn muốn e-mail cá nhân hơn bao gồm cả tên thật của bạn trong e-mail.

Xem chính tả và ngữ pháp của bạn

E-mail với lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp làm cho người đọc khó hiểu. Luôn kiểm tra các lỗi chính tả, lưu ý các gợi ý dưới đây và bằng chứng đọc e-mail trước khi gửi đi:

  • Luôn sử dụng dấu chấm câu và viết hoa thích hợp.
  • Không bao giờ sử dụng từ viết tắt hoặc từ viết tắt mà mọi người không hiểu.
  • KHÔNG VIẾT IN HOA TẤT CẢ CÁC TỪ. Rất khó chịu trong khi đọc.
  • Không chuyển tiếp các câu chuyện cười trong các e-mail khác nhau

Hãy nhớ rằng e-mail không bảo mật tốt

Khi bạn gửi e-mail cho một người thì người đó có thể được chuyển tiếp cho người khác. Không bao giờ gửi dữ liệu bí mật cá nhân hoặc e-mail của công ty qua email.

Trả lời e-mail hiệu quả

Khi trả lời e-mail, hãy ghi nhớ các gợi ý dưới đây:

  • Cố gắng trả lời e-mail nhanh nhất có thể.
  • Sử dụng tùy chọn “Trả lời tất cả” một cách thận trọng. Thực sự đảm bảo nếu có nhiều người nhận trong CC mà mọi người thực sự cần xem câu trả lời của bạn.
  • Không sử dụng các tùy chọn chương trình e-mail như “ưu tiên cao”, “trả lời tự động”, “biên nhận đã đọc”,…
  • Khi sử dụng CC để gửi e-mail cho nhiều người nhận, hãy cố giữ danh sách ở mức tối thiểu. Thường thì khi ai đó nhìn thấy hơn bốn người trong danh sách họ sẽ bỏ qua nó là không quan trọng.
  • Ngoài ra, hãy sử dụng BCC thay vì CC.

Sử dụng văn bản đơn giản thay vì HTML

Luôn gửi e-mail của bạn dưới dạng văn bản thuần túy . Nó có thể không được đẹp nhưng nó cho phép e-mail được đọc dễ dàng hơn và thường ít mất tập trung.

Sử dụng chữ ký rõ ràng

Chữ ký có thể là một phương pháp hiệu quả để hiển thị thông tin liên lạc của bạn ở cuối e-mail. Tuy nhiên, hãy làm chữ ký e-mail thật trang trọng khi tạo chữ ký.

Mong bài viết đã giúp ban tạo một email rõ ràng và hiệu quả! Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó cho bạn bè và người thân của bạn cùng biết ngay nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

DMCA.com Protection Status