10 mẹo hàng đầu để giữ hộp thư email của bạn luôn sạch sẽ

Phần lớn các thư tín cá nhân quan trọng nhất của chúng tôi diễn ra thông qua email, do đó, điều quan trọng là giữ cho nó hộp thư email của bạn được tổ chức gọn gàng. Dưới đây là một số mẹo để dọn dẹp hộp thư đến của bạn.

Gmail - Email được cung cấp miễn phí từ Google
Gmail – Email được cung cấp miễn phí từ Google

Có thể bạn quan tâm: 10 dịch vụ và ứng dụng trực tuyến hàng đầu bạn nên sử dụng

 

Thiết lập quy tắc, bộ lọc hoặc nhãn(labels)

Ngày nay, tất cả các chương trình e-mail và dịch vụ e-mail trực tuyến đều có cách thiết lập các quy tắc  bộ lọc hoặc hệ thống ghi nhãn cho phép bạn di chuyển và tổ chức các email vào các thư mục khác nhau.

  • Sử dụng các tính năng này để tổ chức e-mail của bạn và hiện thị những mail bạn cho là quan trọng nhất đầu tiên. Dưới đây là một số đề xuất cho các quy tắc mà chúng tôi khuyên bạn nên thử trước tiên.
  • Di chuyển e-mail quan trọng và không quan trọng vào một thư mục của riêng mình.
  • Đánh dấu hoặc đặt ưu tiên cho một số địa chỉ email nhất định. Ví dụ: một quy tắc có thể được tạo để đánh dấu bất kỳ người dùng nào trong sổ địa chỉ của bạn.
  • Lọc ra các từ email spam thông thường vào hộp thư đến của bạn.
  • Trong các chương trình hỗ trợ các quy tắc, đánh dấu các thư không quan trọng để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ và ngăn bạn khỏi bị choáng ngợp khi bạn mở e-mail lần đầu tiên.
  • Nếu bạn đang nhận được rất nhiều thư rác lọc e-mail của bạn thông qua Gmail .

Bạn chưa biết cách viết một email hiệu quả, hãy tham khảo: Các cách viết một email hiệu quả nhất

Đừng ngại xóa

Sau khi đọc e-mail, luôn thực hiện hành động trên e-mail đó. Không lưu nó sau này hoặc di chuyển nó vào một thư mục để xử lý sau này.

Nếu bạn không thể thực hiện hành động trên e-mail, hãy ủy quyền cho người khác hoặc trì hoãn nó cho ngày hôm sau xóa nó. Mỗi e-mail không cần phản hồi và không có lý do gì để lưu e-mail sẽ bị xóa sau này.

 

Trả lời tự động, Câu hỏi thường gặp và câu trả lời soạn trước

Nếu bạn thấy mình sử dụng cùng một câu trả lời lặp đi lặp lại, hãy cân nhắc tạo danh sách các câu trả lời thường xuyên mà bạn có thể sao chép và dán. Hoặc, hãy thử sử dụng một công cụ như một trong những công cụ được liệt kê bên dưới để giúp trả lời các e-mail này nhanh hơn nữa.

Thunderbird Quicktext
Thunderbird Quicktext

 

Giữ nó đơn giản

  • Nhiều lần mọi người làm phức tạp email của họ bằng cách tạo ra hàng chục thư mục khác nhau để giúp tổ chức e-mail của họ. Giữ cho nó đơn giản không có hàng chục thư mục khác nhau để tổ chức e-mail của bạn vào.
  • Nếu không có cách nào nhận được email xung quanh nhu cầu của bạn cho các thư mục trong e-mail sử dụng các quy tắc để lọc thư của bạn vào các thư mục.
  • Các thư mục có thể tiết kiệm hàng trăm giờ bạn có thể đang suy nghĩ và sắp xếp từng thư điện tử bạn nhận được.

 

Luôn trả lời nhanh

  • Khi trả lời bất kỳ e-mail nào của bạn, hãy cố gắng giữ trả lời nhanh nhất có thể và không dành quá nhiều thời gian cho một e-mail riêng lẻ.
  • Chúng tôi đề xuất dành không quá năm phút trên một e-mail và tránh bất kỳ điều gì dài hơn ba đoạn.

 

Hủy đăng ký nhận bản tin và tắt thông báo

  • Mặc dù bạn có thể có ý định tốt khi đăng ký vào một bản tin hoặc danh sách e-mail khác thường gây mất tập trung và thường làm lộn xộn e-mail của bạn. Hủy đăng ký nhận bất kỳ bản tin nào mà bạn chưa đọc.
  • Điều này cũng đúng đối với các thông báo từ các trang mạng xã hội như Facebook, MySpace và Twitter mà bạn có thể nhận được.
  • Tắt tất cả thông báo về bài đăng được tạo trên tường, bạn bè mới hoặc người theo dõi của bạn, điều này làm xáo trộn hộp thư đến của bạn và khiến bạn mất tập trung.

 

Không trả lời thư rác

Nếu thư rác lén lút qua lớp lọc thư rác của bạn hoặc các quy tắc thì bạn đừng bao giờ trả lời nó; chỉ cần xóa tin nhắn.

 

Giữ hộp thư không có quá nhiều

  • Cố gắng đọc e-mail của bạn ít nhất một lần mỗi ngày hoặc mỗi giờ, tùy thuộc vào số lượng e-mail bạn nhận được.
  • Tuy nhiên, không dành quá nhiều thời gian cho e-mail của bạn. Tạo lịch biểu cho việc bạn kiểm tra email của mình theo các khoảng thời gian đều đặn và sau đó bỏ qua tất cả các lần khác.
  • Nếu bạn có bất kỳ thông báo nào về các e-mail mới đến sẽ tắt hoặc đóng chương trình e-mail hoặc trang web e-mail của bạn.

Chúc bạn luôn giữ được hộp thư email của mình luôn sạch sẽ và gọn gàng!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

DMCA.com Protection Status